Информационная система «Кадры: руководители» предназначена для оперативного получения информации о составе руководящих кадров сельскохозяйственной отрасли и применяется руководством Минсельхозпрода для принятия кадровых решений.

Ввод информации об организации и руководителе осуществляет специалист по кадрам каждой организации. Если в организации имеются филиалы с отдельными кадровыми службами, то такие филиалы являются самостоятельными участниками системы, для них отдельно заводится учетная запись.

Доступ к вводу и изменению информации предоставляется только зарегистрированным пользователям. Регистрацию можно осуществить в УП «ГИВЦ Минсельхозпрода» по телефону 8(017)237-74-64.

За актуальность и достоверность информации ответственность несет руководитель организации и специалист по кадрам.

СТРУКТУРА СИСТЕМЫ

Система является централизованной web-ориентированной. Это означает, что вся информация в системе храниться в одном месте, в центральной базе данных, а доступ к ней можно получить посредством web браузера, через интернет или отраслевую компьютерную сеть Минсельхозпрода.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНИЧЕСКОЙ БАЗЕ

Для работы с системой требуется:

1. Персональный компьютер с любой установленной операционной системой, которая позволяет работать в сети Интернет.

2. Доступ в сеть Интернет, или доступ в отраслевую компьютерную сеть Минсельхозпрода (http://kadry.givc.by или http://kadry.apk.by).

3. Браузер (программное обеспечение для просмотра веб-сайтов) – Internet Explorer версии 6 и выше, Firefox версии 2 и выше, Opera версии 7 и выше (работа в других браузерах возможна, но не тестировалась).

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ

В системе присутствуют два основные группы пользователей:

1. Специалисты кадровых служб организаций АПК;

2. Специалисты и руководители Минсельхозпрода.

Специалисты кадровых служб организаций АПК поставляют информацию в систему, а специалисты и руководители Минсельхозпрода обрабатывают и анализируют эту информацию.

Разграничение между пользователями первого и второго типа происходит на стадии регистрации в системе. При вводе имени пользователя и пароля система автоматически предоставляет функциональные возможности и права доступа к информации в соответствии с правами учетной записи, заведенной для определенного пользователя.

Специалисты кадровых служб организаций АПК имеют доступ к информации о руководителях и специалистах только своей организации. Они могут добавлять новых специалистов, переводить специалистов на другие должности внутри организации, увольнять специалистов и др. Они имеют возможность просматривать информацию и строить отчеты о специалистах и руководителях только своей организации.

Специалисты и руководители Минсельхозпрода имеют доступ к информации всех организаций зарегистрированных в системе, но они не могут изменять данную информацию.

ОБЯЗАННОСТИ СПЕЦИАЛИСТА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИИ АПК

Специалист кадровой службы организации АПК обязан:

1. Зарегистрироваться в системе «КАДРЫ: АПК» обратившись в УП «ГИВЦ Минсельхозпрода» по телефону 8(017)334-06-53.

2. Не разглашать полученные учетные данные (имя пользователя и пароль).

3. При первом входе в систему заполнить информацию об организации, руководителях и специалистах.

4. Своевременно вносить изменения в систему при изменении адресных данных организации, телефонов, информации о руководителях и специалистах.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если по каким либо причинам были утеряны или разглашены учетные данные, то необходимо незамедлительно обратиться в УП «ГИВЦ Минсельхозпрода» по телефону 8(017)237-74-64 для блокировки учетной записи.

Восстановить учетную запись можно отправив письмо запрос за подписью руководителя организации заверенную печатью на факс (8017) 334-06-53. (В письме обязательно укажите контактный телефон ответственного специалиста).

РАБОТА С СИСТЕМОЙ «КАДРЫ: АПК»

Вход в систему

Первоначально пользователь должен убедиться, что компьютер включен и работает исправно.

Так же, что компьютер подключен к сети Интернет или же входит в состав отраслевой компьютерной сети Минсельхозпрода.

ПРИМЕЧАНИЕ: В процессе работы с системой нельзя отключаться от сети Интернет, в противном случае возможна потеря не сохраненной информации.

Если все выше упомянутые требования удовлетворяются, то необходимо запустить браузер – Internet Explorer (Обозреватель Интернет) или другой браузер.

ПРИМЕЧАНИЕ: В данном руководстве будет описываться работа с браузером Internet Explorer, так как он является самым распространенным и поставляется совместно с большинством операционных систем.

В адресной строке Internet Explorer (вверху экрана) вводим адрес системы «Кадры: АПК» - kadry.givc.by или kadry.apk.by (регистр букв не имеет значения) и нажимаем клавишу «Ввод» (Enter).

Через некоторое время у вас должна появиться главная страница системы «Кадры: АПК». Если же вы читаете эту информацию в электронном виде, то, скорее всего вы это уже удачно проделали.

Справа вверху в области «ВВЕДИТЕ ЛОГИН И ПАРОЛЬ» система приглашает Вас ввести предоставленные Вам при регистрации Имя пользователя (логин) и пароль.

Вводимые символы пароля будут отображаться звездочками, это сделано в целях обеспечения безопасности, чтобы никто не смог подсмотреть его на экране в момент ввода.

По окончании ввода имени пользователя и пароля нажмите клавишу «Ввод» (Enter) или же мышкой кнопку «Вход»

Система откроет страницу вашей организации, о чем будет свидетельствовать наименование вашей организации вверху окна.

Если пользователь относиться к группе руководителей и специалистов, то откроется рабочая область для руководителей и специалистов Минсельхозпрода и других руководящих организаций.

Ниже в руководстве пользователя будет описываться рабочая область, предназначенная для специалистов по кадрам подчиненных Минсельхозпроду организаций.

Рабочая область

Сверху окна, над названием организации находится меню со ссылками на выполнение определенных операций:

· Ссылка «Главная» - переводит на главную страницу об организации;

· Ссылка «Принять на работу» - открывает страницу приема специалистов, на работу;

· Ссылка «Изменить должность/уволить» - открывает страницу изменения должности или увольнения;

· Ссылка «Вакансии» - открывает страницу управления вакансиями вашей организации;

· Ссылка «Резерв» - открывает страницу управления резервом кадров вашей организации.

· Ссылка «Руководство пользователя» - открывает данное руководство пользователя.

Под наименованием организации красными символами отображается дата и время последнего обновления информации о вашей организации и ее специалистах.

ПРИМЕЧАНИЕ: Не своевременное обновление информации будет дисциплинарно преследоваться.

Рабочая область поделена на зоны.

Сверху представлена информация об организации, которую можно менять в произвольном порядке в любом из полей.

Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить изменения», находящуюся справа под информационным блоком. Если не нажать кнопку «Сохранить изменения» то информация не будет изменена и при следующем обновлении страницы изменения пропадут.

Слева, под информационным блоком об организации, находиться поле о руководителе организации.

Справа, под информационным блоком об организации, находится поле о специалистах аппарата управления организации.

Ниже находится поле обо всех остальных специалистах и работниках организации.

Нажав на кнопку, справа от фамилии руководителя или специалиста, можно открыть карточку этого работника, в которой приведена более подробная информация о данном руководителе или специалисте.

Принятие специалиста на работу

Для принятия специалиста на работу необходимо перейти по ссылке «Принять на работу», находящейся в меню вверху окна.

В появившиеся поля поиска необходимо ввести фамилию, имя и отчество человека, которого вы принимаете на работу (можно водить только часть имени, фамилии или отчества).

Затем нажимаем кнопку «Поиск».

Система осуществит поиск и выдаст записи обо всех специалистах отвечающим критериям поиска. Если записей будет больше 300, то система попросит ввести больше данных о специалисте, чтобы уменьшить число выдаваемых записей. Это сделано в целях уменьшения нагрузки на сервер системы и сетевой трафик.

Выбираете нужную Вам запись, щелкнув по фамилии нужного специалиста. Если нужный вам специалист отсутствует в списке, то нажимаете на кнопку «Добавить нового работника».

После того как вы выбрали запись нужного Вам специалиста, система попросит Вас выбрать дату и должность, на которую вы назначает специалиста. По окончании нажимаете кнопку «Сохранить».

Добавляете нового работника

Ели вы добавляете нового работника, то система откроет пустую карточку специалиста, в которой вы будете должны ввести Фамилию, Имя, Отчество (обязательная информация) и другую информацию.

Затем выберите дату и должность, на которую он принимается.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы не нашли в перечне должностей должность требуемую Вам, то вы об этом должны сообщить в УП «ГИВЦ Минсельхозпрода» по телефону (8-017)237-74-64. Наши специалисты ее добавят в справочник должностей.

ПРИМЕЧАНИЕ: Централизованное ведение справочника должностей является вынужденной мерой для исключения дублирования должностей написанных по-разному. Для компьютера слово «Инженер» и «инженер» являются совершенно разными понятиями.

Обращаем Ваше внимание на поле находящееся радом с выпадающим списком должностей. Если вы не нашли требуемую Вам должность, но в выпадающем справочнике должностей присутствует начальное слово или словосочетание требуемой должности, то вы выбираете в справочнике начальное слово должности, а в поле справа дописываете описательную характеристику данной должности.

Например, нам необходимо принять специалиста на должность «Начальник лаборатории комбикормовой промышленности». Такой должности нет в справочнике должностей, но присутствует должность «Начальник». В этом случае мы в справочнике должностей выбираем должность «Начальник», а справа в поле дописываем «лаборатории комбикормовой промышленности». В сумме у нас получиться требуемая должность «Начальник лаборатории комбикормовой промышленности».

ПРИМЕЧАНИЕ: Данный способ введения должностей обусловлен необходимостью создания автоматических отчетов о качественном и количественном кадровом составе сельскохозяйственной отрасли.

По окончании ввода информации нажмите кнопку «Сохранить». В противном случае карточка специалиста в системе не будет создана.

ПРИМЕЧАНИЕ: Однажды заведенная в системе карточка специалиста будет храниться все время в базе данных и не требует последующего ввода информации. Внимательно просматривайте список принимаемых ан работу специалистов, чтобы избежать дублирования информации и повторного ввода карточки специалиста.

Изменение должности специалиста или увольнение

Для изменения должности специалиста необходимо перейти по ссылке «Изменить должность/уволить».

Система построит таблицу с перечнем всех специалистов организации и их должностей.

Выберите требуемого специалиста и нажмите на его фамилии имени или отчество.

Обращаем Ваше внимание, что вверху списка должностей присутствует ссылка «Сортировать по ФИО». Нажав на эту ссылку, страница будет обновлена, а список будет выстроен по алфавиту, а не по иерархии должностей.

Переключившись в режим сортировки списка по алфавиту, верху списка появиться ссылка «Сортировать по должностям» применение которой имеет обратный эффект.

Откроется страница, где вы выберите дату, в выпадающем списке должностей выбираете должность, на которую вы хотите его перевести или же выберите «УВОЛЕН» (установлено по умолчанию), если хотите его уволить. Если вы увольняете специалиста, то дополнительно выберите причину увольнения.

Для сохранения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы изменили должность или уволили специалиста, то после нажатия на кнопку «Сохранить» система автоматически создаст запись в карточке данного специалиста о его трудовой деятельности.

Вакансии

Для создания списка вакантных должностей в вашей организации необходимо перейти по ссылке «Вакансии».

В предложенном перечне вакансий выбираем требуемые должности, удерживая нажатой клавишу «Ctrl».

Выбранные должности помечаются синим цветом.

По окончании выбора нажимаем кнопку «Сохранить». После этого в списке текущих вакансий отобразятся выбранные вакансии, а система автоматически добавит количество вакансий в информационный блок на главной странице предприятия.

Для отмены выделенной должности нужно щелкнуть по ней повторно.

По окончании выбора нажимаем кнопку «Сохранить».

Для удаления должности, из списка вакантных должностей, необходимо один раз щелкнуть по ней.

Резерв

Для ведения и заполнения резерва кадров Вашей организации необходимо перейти по ссылке «Резерв».

Система откроет окно, где можно будет включить или исключить специалиста из резерва кадров.

Под главным меню присутствуют поля «Работник», «Резервное предприятие», «Резервная должность» – в которых мы выбираем требуемого нам специалиста, организацию и должность на которые он стоит в резерве. После выбора нажимаем клавишу «Сохранить»

Под надписью «Текущий резерв предприятия» находиться список резерва кадров, в котором указаны ФИО специалистов, организации, и должности в резерве на которые они стоят.

Для удаления или изменения списка резерва кадров нам необходимо предварительно удалить выбранную запись и внести новую.

Удалить запись можно нажав на кнопку «Удалить из резерва», находящуюся в конце строки в списке «Текущего резерва организации».

Заполнение карточки специалиста

На каждого работника сельскохозяйственной отрасли в системе «Кадры: АПК» заводиться личная информационная карточка.

Однажды созданная карточка храниться в базе данных и не требует повторного создания. Информация о трудовой деятельности специалиста и другая личная информация, накапливается, и храниться в этой карточке. Из личной карточки берётся информация для построения «Объективки»

Карточка специалиста создается при первом приеме на работу (первоначальный ввод специалиста в систему).

При приеме на работу, специалист по кадрам должен убедиться, что принимаемого на работу специалиста не была создана карточка ранее. Для этого производиться поиск специалиста по ФИО. Если же, карточки на специалиста нет, то ее можно создать, нажав кнопку «Добавить нового работника» в окне «Приема на работу».

В карточке специалиста отображается следующая информация:

· Текущая должность;

· Выпадающий список классификации текущего работника

ПРИМЕЧАНИЕ: Вы можете выбрать группу, к какой группе работников относится работник (руководитель, административный аппарат или специалист.) По умолчанию система самостоятельно распределяет специалистов по группам на основании метрик, которые присваиваются каждой должности. Использовать эту настройку необходимо в том случае, если система по ошибке неправильно распределили работников. Применять настройку нужно только к проблемным работникам, нет нужды изменять все карточки.

· ФИО;

· Возраст – вычисляется системой автоматически после ввода даты рождения;

· Дата рождения;

· Место рождения – (место, район, область, страна);

· Пол;

· Семейное положение – выбирается из перечня предложенных: женат, замужем, холост или не замужем (если имели случаи развода или вдовства, то выбирается холост или не замужем);

· Национальность – обязательно, для справки объективки;

· Образование - выбирается из перечня предложенных: общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее;

· Ученые степени, если есть то какие?;

· Является ли депутатом, если да, то где?;

· Предыдущая фамилия, если изменялась (не обязательно);

· Является ли молодым специалистам;

· Обеспеченность жильем, если является молодым специалистом;

· Заработная плата (общая), если является молодым специалистом;

· Образование. Перечень учреждений образования которые закончил работник, специальности и квалификации какие получил и в каком году;

· Трудовая деятельность – записи из трудовой книжки о всей трудовой деятельности специалиста.

Добавление записей о трудовой деятельности

Для добавления записи о трудовой деятельности специалиста необходимо открыть карточку специалиста и внизу страницы, в разделе «Трудовая деятельность» нажать кнопку «Добавить».

ПРИМЕЧАНИЕ: В карточку специалиста должна быть введена вся информация о трудовой деятельности специалиста – все записи из трудовой книжки. Это очень трудоёмкий процесс, но к сожалению он необходим. Однажды введенные данные впоследствии ненужно будет вносить. Внесение новых записей система будет производить автоматически при приеме на работу, переводе или увольнении.

После нажатия кнопки «Добавить» система отобразит окно выбора организации, но первоначально нужно выбрать области и район и нажать кнопку «Выбрать».

Система построит список организаций в котором мы выбираем нужную нам. Если в списке нет нужной организации, то мы добавляем новую организацию нажав на клавишу «Добавить новую организацию», после чего вводим наименование организации, ее адрес, телефон, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет. По окончании нажимаем кнопку «Сохранить».

Затем повторяем поиск требуемой организации и выбираем ее из списка, кликая по ее наименованию.

Далее вводим даты, с какой даты по какую дату специалист работал, и выбираем в какой должности.

Обращаем Ваше внимание на поле находящееся радом с выпадающим списком должностей. Если вы не нашли требуемую Вам должность, но присутствует в выпадающем справочнике должностей присутствует начальное слово требуемой должности, то вы выбираете в справочнике начальное слово должности, а в поле справа дописываете описательную характеристику данной должности. Например, нам необходимо принять специалиста на должность «Начальник лаборатории комбикормовой промышленности». Такой должности нет в справочнике должностей, но присутствует должность «Начальник». В этом случае мы в справочнике должностей выбираем должность «Начальник», а справа в поле дописываем «лаборатории комбикормовой промышленности». В сумме у нас получиться требуемая должность «Начальник лаборатории комбикормовой промышленности».

Так же выбираем причину увольнения из перечня предложенных причин (перечень составлен в соответствии с действующим трудовым кодексом Республики Беларусь).

По окончании выбора и ввода информации нажимаем кнопку «Сохранить».

Изменение или удаление записи о трудовой деятельности

Для изменения или удаления записи о трудовой деятельности необходимо нажать соответствующую кнопку, находящуюся в начале строки о трудовой деятельности:

$Описание: Описание: Описание: Описание: Описание: Описание: C:\WebServers\home\kadr.by\www\image006.jpg$ - кнопка удаления записи о трудовой деятельности;

$Описание: Описание: Описание: Описание: Описание: Описание: C:\WebServers\home\kadr.by\www\image008.jpg$ - кнопка вызова окна изменения записи о трудовой деятельности.

ПРИМЕЧАНИЕ: запись о текущей должность специалиста можно только отредактировать, ее нельзя удалить.

Объективка- отображение, редактирование и вывод на печать

Для отображения на экране отчета объективки необходимо зайти в карточку работника. В карточке работника в главном меню вверху окна необходимо перейти в раздел Объективка. Система отобразит объективку на текущего работника.

Главное меню в окне объективки имеет следующие пункты:

· «Назад» - переход на предыдущую страницу

· «На главную» - переход на главную страницу организации

· «Редактировать» - открыть объективку для редактирования. В системе реализована возможность изменить объективку по своему усмотрению и сохранить изменения в отдельный шаблон объективки. Информация в карточке работника при этом не изменяется. Если в карточку работника были внесены изменения, они не будут автоматически добавлены в шаблон объективки.

ПРИМЕЧАНИЕ: после изменения информации в объективке необходимо нажимать кнопку сохранить - . В противном случае все внесенные изменения будут утеряны.

· «Обновить шаблон» - обновить сохраненный отредактированный шаблон объективки. В этом случае система перечитает карточку работника и на основе ее создаст новую объективку. Старый шаблон объективки будет утерян. Обновлять шаблон нужно в тех случаях, когда в карточку работника были внесены изменения (перевод на другую должность, увольнение, добавления записи о получении образования и т.д.)

ПРИМЕЧАНИЕ: система выдаст уведомление в случае если в карточку работника были внесены изменения а шаблон объективки не был отредактирован.

ПРИМЕЧАНИЕ: руководство вышестоящей организации при просмотре информации о работнике видит не карточку работника, а его шаблон объективки.

· «Печать» - отправить на печать шаблон объективки.

ПРИМЕЧАНИЕ: при печати объективки на принтере, для того, чтобы в колонтитулах не печатались дата, номера страниц, заголовок страницы и др. информация, необходимо в браузере в параметрах страницы отключить печать колонтитулов.

Пример настроек печати для Internet Explorer:

Пример настроек печати для Opera:

Пример настроек печати для FireFox:

· «Руководство пользователя» - ссылка на данное руководство пользователя.

Реорганизация предприятия

При реорганизации предприятияи происходит его переименование. Сотрудники предприятия увольняются из старой и принимаются на работу в новую организацию. Если в карточке организации просто изменить наименование, то также изменятся и записи о трудовой деятельности, что будет неверно.

В связи с этим в системе добавлена функция реорганизации предприятия (смотрите главное меню на главной странице организации ).

После перехода по указанному пункту меню система отобразит окно, в котором необходимо будет ввести наименование новой организации, дату увольнения сотрудников из старой организации, дату приема на работу в новую организацию. После нажатия кнопки «Сохранить» система произведет следующие действия:

· Создаст карточку новой организации с новым наименованием;

· Карточку текущего предприятия выведет из списка активных предприятий и сохранит в списке архивных;

· Имя пользователя и пароль закрепит за новой организацией (для всех заведенных для организациии пользователей);

· Всех работников уволит из текущей организации, добавив в трудовую деятельность соответствующую запись. Причина увольнения будет указана - в связи с реорганизацией предприятия;

· Всех специалистов примет на работу в новую организацию на те же должности;

· Контактная информация, адрес, подчиненность, списочная и штатная численность, записи о вакансиях и резерве копируюся в карточку новой организации.

ПРИМЕЧАНИЕ: процесс реорганизации предприятия в системе «Кадры АПК» является необратимым!

ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ «КАДРЫ: АПК».

Для завершения работы с системой «Кадры: АПК» нажмите кнопку «Выйти» находящуюся в правом верхнем углу окна или полностью закрыв браузер.

По мере доработки и развития системы руководство будет дорабатываться и совершенствоваться.

МИНСК 2010

УП «ГИВЦ Минсельхозпрода»